Cuestionario Capitulo 6: Diseño de salidas.

1. ¿Que es una salida?
   • Es el producto que un sistema genera al procesar los insumos o entradas.
2. ¿Que es para un usuario una salida?
   • Es lo que se espera de un sistema y que puede visualizar.
3. ¿Que es Formato?
   • Es el arreglo físico que tendrá la información
4. ¿Que es la forma?
   • Es el estilo con el que será presentada la información
5. ¿Como se puede documentar las salidas de una salida?
   • El diseñador puede elegir entre usar un solo formato o crear un formato individual
6. ¿Cuales son los objetivos de las salidas
   • proveer información
   • Señalar eventos importantes
   • Confirmar una acción
   • Accionar o desencadenar una acción
7. ¿Porque se puede decir que la aprobación de un sistema depende de la calidad de la salidas?
   • por la naturaleza del ser humano que conceptualiza lo que puede ver o tocar.
8. ¿Porque deber ser fácil de interpretar una salida?
   • Si es complicado usar algo se desalienta al usuario y por lo tanto lo deshecha.
9. ¿Porque es importante seleccionar el medio de salida correcta?
   • porque el medio debe coincidir con el propósito de la salida para que esta sea efectiva.
10. ¿Cuales son las características de una salida?
    • Servir al propósito para el que fue diseñada
    • Cubrir las necesidades del usuario
    • Producirse en las cantidades apropiadas y no sobrecargar el sistema
    • Estar en donde y cuando se le necesita
    • Utilizar el método apropiado para producirse
    • Garantizar los niveles de seguridad.
11. De un ejemplo de una salida histórica
    • El libro de salarios anual.
12. ¿Que tipo de medio se deberá usar para una salida que se actualizad bastante y muy frecuente?
    • una pantalla
    • un correo electrónico
13. ¿por que es importante tener en cuenta el factor ambiental al seleccionar el medio de una salida?
    • El no tomar en cuenta el factor ambiental podría inducir a seleccionar un medio que genere mucho ruido y afecte las operaciones del lugar.
14. Detalle el tipo de información que las salidas que tienen por objetivo el proveerla
    • es entregar al usuario información de de actividades pasadas, presentes o futuras
15. Liste que factores deben considerarse al seleccionar el medio de una salida:
    • Calidad requerida
    • volumen de la salida
    • en donde se requiere
    • a que velocidad será accedida
    • que tan frecuente y que tanto será actualizada
    • que almacenamiento tendrá
    • que uso se dará a la salida
    • regulaciones especiales en cuanto distribución, almacenaje y producción de la salida
16. Liste 4 medios para generar salidas
    • Pantalla
    • salidas impresas
    • micro-formas
    • salidas de audio
17. Que información se debe incluir en los encabezados de una salida
    • La organización
    • la identificación de la salida
    • la la fecha y hora de producción
18. ¿Para que tipo de salida es apropiada una micro-ficha?
    • Para manejar grandes cantidades de información,
    • adecuada para información con reducido espacio para su almacenamiento permanente
19. liste los factores funcionales del diseño se una salida
    • Encabezados
    • Detalle de la salida
    • Pie de pagina
20. Liste  por lo menos 4 preguntas que se deben resolver cuando se diseña una salida
    • ¿En donde se necesita?
    • ¿Como es producida?
    • ¿Como será distribuida?
    • Prioridad de la salida
    • ¿Que se requiere para su producción?

Resumen Capitulo 6: Diseño de salidas

¿Que es una salida?

Si se usa el modelo IPOP se puede decir que una salida es el producto de genera un sistema al procesar los insumos o entradas. por medio de estas se puede determinar si el sistema cumple con los objetivos para los que fue creado o no. para un usuario es lo que espera y ve de un sistema y junto con las entradas forman la expectativa de lo que es un sistema, todo lo que es procesos y almacenamiento de datos es oscuro y queda a cargo de los administradores del sistema, esto se debe que por la propia naturaleza del ser humano se conceptualizan las cosas por lo que se puede ver o tocar, es decir lo que es tangible.  Por esta razón se puede decir que la aprobación de un sistema por parte de un usuario depende casi exclusivamente de la calidad del sistema.

¿Cuales son los objetivos de las salidas?

Si se sabe que se quiere o que se se quiere de una salida, siempre es importante recordar que lo que se persigue con un sistema de información es producir información por lo que el diseño de las salidas es fundamental.

Una salida debe satisfacer  uno de los siguientes objetivos:

Proveer información

Se pueden usar para evaluar lo pasado, conocer la situación actual o usando lo pasado y presente como base predecir lo que supuestamente puede pasar.

1. Actividades pasadas
2. Estado actual de las cosas
3. Proyecciones del futuro

Señalar eventos importantes, oportunidades,problemas u otro tipo de advertencia.

Los datos debidamente organizados ayudan en la identificación de oportunidades o problemas, notificaciones de situaciones anómalas y-o avisos de situaciones importantes.

Accionar o desencadenar una acción.

Algunas salidas desencadenan una acción

Confirmar una acción

Son las acciones en las que el objetivo es confirmar que se ha dado una acción.

¿Que tipos de salidas existen?

Las salidas se pueden clasificar de la siguiente forma:

¿Que características debe tener una salida?

Servir al propósito por el cual fue creada

La salida debe ser necesitada es decir que cubre una necesidad del usuario, el hecho de que una salida pueda ser creada no justifica que sea producida. esto especialmente cierto cuando una ventaja tecnológica  permite la creación de salidas no necesarias por lo cual no se debe caer en la trampa del entusiasmo tecnológico.

Cubrir la necesidad del usuario.

Debe coincidir con las necesidades del usuario, debe ser apropiada en estilo y estándares existentes y definidos para el sistema.

Producirse en la cantidad apropiada y no sobrecargar el sistema.

Una salida debe contener la información necesaria, no debe sofocar con demasiada información o cargar al sistema.

Estar cuando y donde se le necesita

Debe ser oportuna, debe ser entregada o estar disponible a quienes lo requieran en cuanto haya sido producida., los usuarios deben conocer que las salidas están disponibles.

Utilizar el método apropiado para producirse

Existen métodos para producir una salida, como pantallas, papel, mensajes electrónicos, archivos, se recomienda no saturar o abusar de solo uno de estos métodos.

Garantizar los niveles de seguridad requeridos

Una salida bien diseñada debe garantizar que solo las personas adecuadas tendrán acceso a ella, esto se logra con los procedimientos de distribución correctos.

Consideraciones en el diseño de una salida

Determinar el contenido, volumen y periodicidad

Se debe tener en mente la frecuencia de la salida, que detalles son necesarios y quien requerirá la información.

Seleccionar el medio de producción de la salida

Existen diversos medios para producir una salida por lo cual es necesario determinar cual se usara, para tal fin deben considerarse los siguientes factores:

¿Como presentar información?

El diseño de salida debe especificar detalladamente los datos a ser consignados, incluyendo cuales serán presentados y como serán accedidos, donde serán colocados y otras características propias del formato.

¿Que es el formato y la forma?

Formato se refiere al arreglo físico que tendrá la información  y Forma al estilo de la presentación

Diseño de procedimientos de salida

Cuando se diseñan los procedimientos de salida se deben dejar especificados claramente los pasos de la operación y preparación previa y/o posterior, contestando preguntas como:

• ¿En donde es producida la salida?
• ¿En donde se necesita?
• ¿Como es producida?
• ¿Que medidas de seguridad se requieren?
• ¿Que materiales se requieren para su producción?
• ¿Como será distribuida?
• ¿Que frecuencia o periodicidad tiene?
• Consideraciones especiales de seguridad en su producción y distribución
• Tiempo estimado de distribución
• Procesos especiales a ejecutarse antes
• Prioridad de la salida

¿Que se debe considerar en las salidas?

Para una mejor comprensión del tema, se analizará el formato de los diseños presentados en función de las siguientes tipos de consideraciones:

Funcionales

En general las salidas pueden dividirse en las siguientes secciones:

Márgenes y otras consideraciones de espacio

Los márgenes deben ser adecuados usualmente son 2 centímetros, las columnas deben tener una secuencia lógica para el usuario y con suficiente espacio para no sacrificar la legibilidad del sistema.

Consideraciones de Estilo

A continuación se presentan algunos consejos para que el diseño de la salida sea exitoso.

Documentación básica de las salidas

El diseñador puede elegir entre documentar las salidas del sistema en un solo formato o bien diseñar un formato individual por medio de la salida, tipo de salida, etc.

Caso de Estudio Capitulo 5: Metodologías del diseño de Sistemas

El observatorio Forestal esta potenciando su sitio web  y se deben contestar las siguientes preguntas:

1. ¿Cuales deberían ser las metas y objetivos básicos del sistema propuesto?
• Permitir al usuario el ingreso correcto de información forestal (Objetivo)
  
• Generar la información estadística de categorías
  
• Elaboración de la documentación necesaria para el desarrollo del sistema forestal de los países
2. ¿Que mecanismos proponen para asegurar en un alto grado el logro de los objetivos?
• Selección de una metodología de diseño
  
• efectuando un diseño que facilite el acceso a la información
  
• elaborando un diseño con los siguientes elementos:
• Salidas
  
• Entradas
  
• procesos
  
• Archivos y bases de datos
  
• Flujo de datos
  
• funciones del personal
  
• controles
  
• Procedimientos
3. ¿Que información se requiere del sistema para el logro de los objetivos o la realización de una tarea?
• Identificar las salidas esperadas del sitio
• Estadísticas mundiales
  
• Resultados de comparación
• Identificar las entradas del sistema
• Información de desarrollo forestal
• Identificación de la información que debe ser almacenada
• Categorías mundiales
  
• Estadísticas
  
• Información de desarrollo forestal
• Identificación de procesos
• Traducción a idiomas del sistema
  
• Reclasificación de la información
  
• Almacenamiento de la información
  
• Creación de documentos de información
  
• Generación de estadísticas
  
• Validación de la información
4. Que metodología es la mas apropiada para el diseño del sistema, si se asume que el análisis ya se encuentra disponible?
   • Metodología del diseño estructurado

Cuestionario Capitulo 5: Metodologías del diseño de Sistemas

1. Enumere las clases de metodologías existentes para el diseño general de sistemas
   • Diseño estructurado
   • Prototipo
   • desarrollo rápido de aplicaciones
   • Orientada a objetos
2. ¿Cual es la metodología del diseño estructurado?
   • Esta orientado a procesos donde se examinan las entradas, salidas y los procesos de un sistema y determinar las necesidades de información.
3. ¿Cual es el objetivo principal de la metodología orientada a objetos?
   • Es diseñar y construir sistemas a través de la construcción de objetivos de software en lugar de escribir modelos de software desde el inicio.
4. ¿Que metodología no tiene fundamentos teóricos tan solidos como la estructurada, así mismo no se han definido estándares para ella?
   • La metodología orientada a objetos.
5. ¿Cual es el objetivo del desarrollo rápido de aplicaciones?
   • Se desarrolla el sistema para trabajar en conjunto el usuario y el diseñador, utilizan el caso, diseñan y construyen el sistema y se reducen los errores y omisiones del diseño
6. ¿Porque es importante el diseño?
   • es importante porque da seguimiento a la solución, esto permite visualizar la solución y corregir algunas ideas equivocadas, errores y problemas que no se detectaron antes, permitiendo participar y prevenir problemas posteriores en el desarrollo del sistema.
7. ¿Cuales son las cinco causas de los problemas de automatización?
   • Capacidad
   • Control
   • Competencia
   • Costo
   • Comunicación
8. ¿Que se entiende por capacidad del sistema?
   • La habilidad para lograr los objetivos y metas refiriéndose tanto a personal, equipo, espacio y procedimiento.
9. ¿Que se entiende por aumentar la capacidad del sistema existente?
   • contratar mas personas, incrementar la capacidad del procesamiento del equipo y aumentar el espacio.
10. Liste los 3 objetivos de las estrategias de diseño orientadas al control:
• Diseñar mecanismos para evitar las fallas de control, es decir invalidar eventos que no pueden ocurrir.
• Diseñar mecanismos para detectar y notificar las fallas de control.
• Diseñar mecanismos para detectar y corregir las fallas de control.
11. ¿Cual es el arma mas eficaz en las estrategias de diseño orientadas a la complejidad?
• La partición en elementos mas pequeños hasta tener únicamente elementos simples.
12. ¿Para los almacenes cuantos diseños deben ser efectuados?
• uno por cada almacén diagramado en los DFD’s de la solución.
13. ¿Por que son importantes las salidas?
• porque es lo que el usuario puede ver del sistema  y en esta es lo que concreta lo que espera del sistema.
14. ¿Cuales son las estrategias de diseño existen?
• Capacidad
• Control
• Acceso a la información
• Complejidad
15. ¿El objetivo  facilitar el acceso a la información a que estrategia pertenece?
• a las de acceso de información
16. ¿Que se diseña en la etapa de diseño de procesos?
• Las transformaciones que sufren las entradas del sistema para generar salidas.
17. Liste los objetivos de la estrategia de diseño de almacenes
• Almacenar datos para uso posterior
• Los datos almacenados deben ser precisos y consistentes
• La recuperación de los datos debe ser eficiente y oportuna
18. ¿Que son las entradas en el diseño de entradas?
• los datos que son ingresados al sistema para ser transformados en salidas por los procesos
19. ¿Cual es la tarea del diseñador en el diseño de procesos?
• Reunir todos los aspectos necesarios para plasmar las políticas en especificaciones de proceso y además confirmarlas entre los diferentes usuarios del sistema.
20. ¿Por que el diseño es importante en las soluciones?
• Porque permite visualizar la solución y corregir alguna idea equivocada, error o problema que no se hubiera detectado de otra forma

Resumen Capitulo 5: Metodologías del Diseño de Sistemas

¿Que metodologías existen para el diseño de sistemas?

Diseño Estructurado

Es clasificada y algunas veces orientada a procesos y datos,en  el caso de estar orientada a procesos se debe examinar:

• Entradas
• Procesos
• Salidas

Con esto se determina las necesidades de información de dicho sistema y normalmente se utilizan diagramas de flujos de datos como asistentes del diseño.

Cuando esta orientada a datos se auxilia en los diagramas de entidad relación para identificar las entidades y sus relaciones.

Orientada a objetos

el Objetivo principal de esta  metodología  es diseñar y construir sistemas a través de la construcción de objetivos de software en lugar de escribir módulos de software desde el inicio.

Lo primordial al trabajar con esta metodología es identificar los objetos y sus características.

Esa metodología no tiene fundamentos teóricos tan solidos como la estructurada, así mismo no se han definido estándares para ella.

Desarrollo rápido de aplicaciones

En esta metodología se diseña el modelo conceptual para trabajar en conjunto tanto el usuario como el diseñador. Luego un equipo de especialistas diseñan y construyen el sistema apoyados por una herramienta CASE (Computer Assisted Software Enginer).

 

¿Por qué es importante el diseño?

Es el primer paso concreto para plantear la solución, Si bien es cierto que solo llegar a la fase de análisis no es suficiente también solo llegar al diseño no basta, pero también es cierto que tener un diseño permite visualizar la solución y corregir alguna idea equivocada, error o problema que no se hubiera detectado de otra forma.

¿Que estrategias de diseño existen?

Para definir las estrategias se diseño se deben recordar las cinco causas de los problemas de automatización: Capacidad, control, competencia, costo y comunicación.

Capacidad

Se entiende de la habilidad para lograr objetivos y metas. Si alguno de los elementos el sistema no tiene suficiente capacidad o esta no es adecuada, entonces son posibles varias estrategias de diseño:

• Aumentar la capacidad del elemento que la requiere
• Reducir las expectativas de los usuarios para que coincidan con la capacidad del sistema
• Redefinir la naturaleza de la tarea para que se ajuste a las capacidades del sistema

Control

Si el problema son mecanismos inadecuados o inexistentes para aumentar la probabilidad de que las actividades se lleven a cabo o detectar eventos inesperados o inaceptables, para esto disponemos de 3 estrategias muy lógicas:

• Diseñar mecanismos para evitar las fallas de control, es decir invalidar eventos que no pueden ocurrir.
• Diseñar mecanismos para detectar y notificar las fallas de control.
• Diseñar mecanismos para detectar y corregir las fallas de control.

Acceso a la información

Si se requiere la información en determinado formato útil para alcanzar un objetivo, si existe y es correcta y esta disponible o es algún procedimientos que se puede mejorar para que se tenga acceso a ella.

• Eliminar la necesidad de la información
• Facilitar el acceso a al información
• Eliminar la necesidad del procesamiento
• Cambiar el método de presentación

Complejidad

Contra la complejidad el arma mas eficaz es la partición en elementos menores hasta llegar a elementos relativamente simples.

¿Que productos se deben entregar en esta etapa del diseño?

Las especificaciones del diseño de sistemas que deben llenar los requerimientos de información son especificaciones para:

• Salidas
• entradas
• Procesos
• Archivos y bases de datos
• Flujo de datos
• Funciones de personal
• Diseño de controles
• Diseño de procedimientos

Además se debe garantizar que se alcancen los objetivos del sistema, apoyen las actividades que desarrolla para la cual se ha hecho el sistema, que sea fácil de usar y que se ajuste a los estándares de diseño.

Diseño de salidas

Se puede decir que una salida es el producto que el sistema genera al procesar los insumos o entradas.

Al diseñar las salidas debe considerarse el objetivo, volumen y frecuencia, usuarios o destinatarios, calidad, etc., además deben tenerse en cuenta las características de una buena salida tales como llenar el propósito para el cual  fueron creada, cubrir las necesidades del usuario, ser oportuna, eficiente en los recursos y garantizar los niveles de seguridad.

Diseño de entradas:

Se puede decir que una entrada es un elemento externo que entra al sistema y al ser procesado por el son generadas salidas, como se puede observar sin los insumos no se puede producir salidas, en un sistema las entradas son generalmente datos y las salidas información.

Es importante velar que las entradas sean correctas para que se esperen salidas correctas.

Es adecuado conocer el objetivo de una entrada, saber que se quiere o se persigue con la salida nos ayuda a determinar que entradas son requeridas para producir dicho resultado. Las entradas deben satisfacer los siguientes objetivos:

• Permitir el ingreso de datos al sistema
• Asegurar que dichos datos sean correctos
• Validar y alertar al usuario que ingreso los datos sobre posibles errores tan pronto como sea posible.

Diseño de almacenes de datos (Archivos y base de datos)

Un almacén de datos es cualquier medio en el que se guarden los datos, sea este manual o electrónico. cuando se diseña un almacén de datos se deben tomar los diagramas DFD mas detallados y revisar que cada uno se haya diagramado. Para cada almacén en el diagrama debe hacerse un diseño el cual debe cumplir con los siguientes objetivos:

• Almacenar datos para uso posterior
• Los datos almacenados deben ser precisos y consistentes
• La recuperación de los datos debe ser eficiente y oportuna

Diseño de procesos

En esta etapa se diseñan en detalle las transformaciones que sufren las entradas del sistema para generar las salidas.Cuando diseñamos un proceso, se deben expresar las políticas existentes en la organización.

La tarea  del diseñador en esta etapa es reunir todos los aspectos  necesarios para plasmar  las políticas en especificaciones de proceso y además confirmarlas entre los diferentes usuarios del sistema, para esto el diseño de procesos debe cumplir los siguientes objetivos:

• Tomar en cuenta todas las condiciones existentes al transformar una entrada
• Obtener el resultado esperado por el usuario al procesar la entrad, es decir que el resultado sea exacto y oportuno
• Transformar todos los datos de entrada que son susceptibles de serlo y mostrar aquellos en que se haya presentado algún error o problema

Todo esto se puede presentar en forma resumida de la siguiente forma:

Caso de Estudio Capitulo 2: Diagramas Administrativos

Dentro de los programas de capacitación del departamento de Recursos de “Alfa Seguros, S.A.”  se esta implementando un sistema que gestionara el préstamo de libros de la biblioteca exclusivamente en la parte de peticiones y devoluciones de libros.

Para la petición de libros el flujo se implementa con un diagrama de proceso/labores en formato vertical a nivel de bloque de la siguiente forma:

Para la devolución de libros se implementa con un diagrama de proceso/labores en formato vertical a nivel de bloque de la siguiente forma:

con estos diagramas se diagrama

Caso de Estudio Capitulo 4: DFD's y Diseño de sistemas

 

Se debe responder der alas siguientes interrogantes para encontrar una solución a la problemática del sistema a implementar en el servicio de inspección de suelos de la empresa Ambiental de Guatemala:

1. ¿Cual es el objetivo principal del sistema que debe se debe diseñar?

• Facilitar a Ambiental de Guatemala automatizar sus procesos de certificación de inspección de suelos, y de esta forma ayudar a sus clientes a obtener información de las inspecciones de suelos

1. ¿Existe alguna otra entidad que usara el sistema o ingresara datos al sistema?
   • Efectivamente, los clientes que accederán al sistema y podrán ingresar los datos
2. ¿Que información puede ser almacenada por el sistema?
   • Se puede almacenar la información de las normas
   • La información de los clientes
   • Los expedientes de las certificaciones
   • Información de  la papelería presentada para la inspección
   • Las comunicaciones con las agencias de inspección
   • La información de las fechas de inspección
   • Los resultados de las inspecciones
   • Las certificaciones de Suelos
3. ¿Que otras salidas se requieren del sistema?
• El listado de fechas de certificación
• Los resultados de las inspecciones
• Las certificaciones de los clientes
• Consultas de clientes
• Consultas de papelería
• Consulta de normas
• Consulta de planes orgánicos
4. ¿Que procesos son necesarios para que sea producida la información que se requiere?

Se consideran los siguientes procesos para que sea producida la información que se requiere

• Ingreso de clientes
• Actualización de clientes
• Ingreso de Normas Orgánicas
• Actualización de Normas Orgánicas
• Ingreso de solicitud
• Generación de plan orgánico del solicitante
• Ingreso de Papelería de la solicitud
• Selección de fecha de inspección
• Ingreso de resultados de la inspección
• Análisis de de inspección
• Registro de comunicaciones con agencias de certificación
• Consulta de comunicaciones con agencias de certificación
• Consulta de resultados
• Emisión de certificados de suelos

Estas son las respuestas a las interrogantes planteadas a la problemática presentada.