Resumen Capitulo 4: DFD’s y Diseño de Sistemas

Diagramas de Flujo de Datos

Es una técnica de análisis estructurado que conceptualiza y representa gráficamente los procesos de datos de una empresa.
Características:

1. Existen datos de entrada
   
2. Existen productos o salidas
3. Existen entidades que proporcionan los datos de entrada y/o reciben los datos de salida productos.
4. Existen procesos que transforman las entradas en salidas
   
5. Existe una ruta o camino que lleva los datos de entrada a los procesos y traslado del proceso a las salidas.

Se puede elaborar por niveles o capas y entrar en mayor detalle en cada nivel. Para la elaboración de los DFDs se requiere de 4 símbolos  que son:

La Lecha: representa el movimiento de los datos.  Esto cuento se traslada los daos del  cliente al operador que los procesa y de nuevo del operador  al cliente.

El rectángulo: con las orillas redondeadas representa un proceso.  Puede dividirse en tres partes:
En la parte superior se escribe  el numero asignado dentro del sistema que se diagrama.
En la parte de en  medio se escribe su nombre.
La tercera parte es opcional y se utilizara posteriormente.
En  esta parte puede identificarse quien lo activara o quien interactúa con el.
en un almacén de datos es cualquier medio en donde se guardan datos, sea esta manual o electrónico.  En el manual  están archivero o un gabinete de archivos.

En el electrónica la base de datos computarizada, el el cual se identifican con un nombre.  Es importante mencionar que este almacén permite tanto el acceso o consulta de los datos, como su almacenamiento y modificación.

¿COMO ELABORAR LOS DFDS?

     De nuevo la información recolectada en la etapa anterior es de utilidad y el la base para elaborar un DFDs.  Se inicia con el nivel mas general y entrar en detalle en los niveles subsiguientes.

PASOS A SEGUIR:

1.-  Elaborar una lista de actividades del negocio.  en el depto.., de Servicio al Cliente  se llevan a cabo varias actividades por ejemplo:

      Se realizan consultas de tarifas, reservas, se factura los servicios efectuados, recepción de pagos, etc.,de la empresa.

2.-   Identificar entidades ( fuentes o destinos) externos.  El cliente es la fuente cono el destino externo.  y  es una  fuente porque proporciona datos acerca de tarifas y atracciones, y envía los pagos al depto.

3.-   Crear un diagrama de contexto que muestre las entidades externas y los flujos de datos que entran y sales del sistema.

4.-   Trazar el diagrama 0.   Se muestran los procesos en forma general y sus almacenamientos.

5.-  Elaborar diagrama del siguiente nivel.   Para cada uno de los procesos, se debe elaborar un diagrama en el siguiente nivel y describirlo en detalle.

6.-   Revisar en cada nivel.  Buscar errores y revisar los nombres de cada proceso, flujo de datos y almacén.

¿COMO SE INTERPRETA EL DFD?

     el diagrama de nivel 0 es también conocido como el diagrama de contexto.  Algunos autores colocan la numeración (0) al  inicio.  Se puede observar tres procesos principales del sistema de atención al cliente de la Corporación (CHN).

     . Procesa consulta.

     .  Procesa reservación  .

     .  Genera Cargos por Servicios y Facturación.

      Es necesario analizar las relaciones entre los procesos y las entidades externas para comprender mejor el flujo de los datos.

procesa consulta,  en el cual el cliente solicita consulta  y los datos de esta alimentan al proceso; en cual enviada al cliente nuevamente como  un producto del sistema.    Para conocer  el  procesa consulta ,  este transforma los datos de la consulta en la después esperada.

     Procesa reservación.  Se registran los datos de reservación, los cuales producen dos salidas de datos.    Una confirmación de reservación para el cliente y una confirmación de reservación para la empresa. 

Genera Cargos por Servicios y Facturación:  una solicitud de facturación por parte del  jefe del depto.,  este proceso produce una factura la cual es enviada a los empresas.  La empresa envía su pago, esta es registrada y se emite un recibo de paga.

CONSEJOS ACERCA DE LOS DFDs.

     los nombres asignados a los elementos del DFDs son importantes, no debe olvidar es un diagrama y el objetivo del mismo  es ser entendibles que una narración por escrito.   Y es importante asignar el nombre y tienen que ser significativos, no muy largos para que no vuelvan al diagrama algo ilegible.

     los procesos deben ser descritos por una frase corta que incluya un verbo.  Por ej., “Calcular salario semanal” o “Calcula Salario mensual”.

VENTAJAS DEL USO DE DFDs:

1.-   Permite al analista de sistemas conceptualizar los flujos de datos  necesarios.  Además ayuda  al usuario y personas involucradas a entender el flujo de los dados.

2.-   Ayuda a comprender mejor las interrelaciones de los sistemas y subsistemas.

3.-   Facilita una mejor comunicación entre todos los relacionados con el sistema.  Es una herramienta para interactuar con los usuarios.       Esto ayuda a no pasar por alto detalle importantes en el flujo de los datos que pueden ser proveídos por los miembros del equipo.

4.-  Permite revisar si se han definido todos los datos y procesos necesarios.   Es una excelente manera de presentar cada componente del sistema, tanto de datos como de proceso y su interrelación.

5.-   Documenta los procesos pertenecientes y un sistema. 

6.-   por ser grafico y estándar representa el flujo de datos en un idioma universal que podrá ser comprendido fácilmente.

7.-   Es mas fácil de comprender que una narrativa del flujo de datos.  No muestra ambigüedades, ya que representan en forma concreta el flujo de datos.

Las Reglas para Diagramar un DFD

1.-   Todos los elementos del diagrama deben ser identificados por un nombre.

2.-   De preferencia asignar un numero único a cada proceso, entidad o almacén de datos.

3.-   Todo diagrama tiene, por lo menos, una entidad que provee entradas y una entidad que requiere las salidas del sistema que se diagrama.

4.-   El flujo hacia o de un almacén de datos debe ser únicamente hacia un proceso.  Es decir, una entidad no puede alimentar un almacén directamente, ni un almacén puede proveer información directamente a una entidad.

5.-   Pueden existir procesos sin que se relacionen con un almacén, pero no así almacenes sin que se relacionen con un proceso.

6.-   A todo proceso debe asignarse un numero de secuencia de ejecución.

7.-   Por ende, una entidad se comunica exclusivamente a un proceso.

8.-   Un proceso realiza una transformación o cambio sobre el dato que pueden ser utilizados y/ o modificados.

9.-   El almacén de datos es una colección de datos que pueden ser utilizados y/o modificados.

10.-  El flujo de datos representa el movimiento de datos de una parte a otra del sistema.  Representa, por lo  tanto en movimiento.

11.-  Se debe graficar un flujo por cada tipo de dato.

12.-  El flujo tiene dirección y sentido, ya que indica hacia donde se dirigen los datos.  por lo tanto, llevan en uno de sus extremos o ambos, el sentido del movimiento.

13.-  Un proceso debe tener, al menos un flujo de datos de entrada y uno de salida.

ERRORES COMUNES ENCONTRADOS EN DFDs.

1.-   Todos los elementos del diagrama deben ser identificados por un nombre.   

2.-   Todo diagrama tiene, una entidad que provee entrada y una entidad que requiere las salidas del sistema que se diagrama.

3.-   El flujo hacia o de un almacén de datos debe ser únicamente hacia n proceso.   Es decir, una entidad no puede alimentar un almacén directamente, ni un almacén puede proveer información directamente a una entidad.

4.-   Pueden existir procesos sin que se relacionen con un almacén, pero no así almacenes sin que se relacionen con un proceso.

5.-   A todo proceso debe asignarse un numero de secuencia de ejecución

      ERROR:   proceso sin numero asignado

6.-   Los flujos de datos se dividen en mas de dos direcciones.

     ERROR:  Un flujo de datos con división en mas de dos direcciones.

7.-   Un proceso debe tener, al menos, un flujo de datos de entrada y uno de salida.     

     ERROR: un proceso con solo flujo de entrada

     ERROR:un proceso con solo flujo de salida.

8.-   No pueden existir ciclos o procesos repetitivos.  Representa el flujo de los datos y no  los pasos en los procesos, esto son identificados y el lector comprende que se realiza en cada proceso.   no indican acciones o pasos repetitivos.

9.-   Recordar que los DFDs deben ser claros.  Evitar cruce de líneas y diagramas muy confusos y cargados en donde sea difícil seguir el flujo de los datos.

10.-  Los nombres de las entidades, procesos, almacenes de  datos y flujo de daos deben ser significativos.

REVISION QUE DEBE REALIZARSE EN LOS DFDs

1.-   Inclusión de todos los flujos de datos, entidades, procesos y almacenes de datos en el DFDs.

2.-   Revisar que los nombres y números de los elementos del DFD estén bien colocados.

3.-   Revisar que el sentido del flujo de datos este correctamente colocado.

4.-   Si el diagrama esta muy cargado será mejor agrupar procesos y trabajarlos en un nivel mas detallado. 

NIVELES DE LOS DFDs

Se recomienda se utilice el enfoque TOP DOWN (Arriba hacia abajo).  Además, este diagrama de contexto muestra las entidades externas que interactúan con el sistema y todos los flujos de datos entre estas entidades y el sistema.  El propósito del diagrama de contexto es listar como el sistema esta conectado e interactúa con su ambiente.

     El DFD nivel mas alto del sistema provee una descripción mas detallada del mismo.  Cada proceso tiene un nombre y numero único y los datos son procesados en el orden indicado por el numero de proceso.

CONCEPTO DE DISEÑO

      Resumen de división proyecto.

     Estudio y diseño              Estrategia

                                           Análisis

                                           Diseño

     Implantación                    Implementación

     Operación                       Transición o puesta en marcha

                                           Producción

     Al diseñar un sistema se entra al terreno de organización y método. Existen varias técnicas que permiten plasmar el diseño.

Durante el diseño se especifican  procedimientos concretos (COMO se deben hacer las cosas y QUIENES intervienen). Asimismo se detectan errores, redundancias, desperdicios, etc. Se deben unir técnicas  de aseguramiento y conceptos de reingeniería para asegurar que esta propuesta es importante, ya que puede tratarse de un diseño perfecto pero que la empresa no esta en las posibilidades de pagar y, aun mas, la relación de costo-beneficio no ofrece ningún atractivo.

En otras palabras para plantear una solución se deben tomar en cuenta los recursos para hacerlo.Cuando se diseña no se necesita de instrumentos complicados difíciles de interpretar.Al contrario, estos deben ser sencillos, claros y fáciles de entender.

APLICACION DEL MODELO IPO EN EL DISEÑO

En algunas ocasiones pareciera que cuando se inicia el diseño se identifican los insumos o entradas del sistema.Se debe recordar que las salidas sirven de brújula para determinar si se visualiza a través de las salidas.

     Se trata de aclarar en este momento es que las salidas deben ser diseñadas al inicio del proceso.  De esta manera estas sirven de guía para determinar los dos restantes elementos: entradas y procesos requeridos.

¿CUALES SON LOS OBJETIVOS DEL DISEÑO?  

¿QUE SE PUEDE ESPERAR DEL DISEÑO?

     El sistema de información a diseñar es necesario en función de la organización que lo requiere.  Es por ello que el principal objetivo del diseño es asegurar el logro de los objetivos que la organización ha definido para el sistema.

Se pueden definir los objetivos del diseño así:

1.-   Apoyar actividades de la empresa.  El diseño debe orientarse llenar los objetivos de la empresa y apoyar las actividades.

2.-   Satisfacer los requerimientos del usuario, de esto depende el éxito del sistema.

3.-   Especificar  elementos del sistema; Insumo o entradas, salidas  o productos, procesos, control o retroalimentación.   Debe definirse bien los elementos o aspectos sin definir.

4.-   El sistema diseñado debe ser fácil de usar.   esta sirve para el éxito del sistema.   Si es muy complicado de ponerlo a funcionar, se encontraran muchos obstáculos en el camino para su funcionamiento exitoso.

4.2.-  Mantener:  es darle mantenimiento al sistema los cuales deben adaptarse a nuevas situaciones y requerimientos.  En los cuales se han dejado previsto de acuerdo con el análisis del ambiente. 

4.3.-  Probar:  El sistema debe ser probado y se debe elaborar de manera tal que sea fácil  dicha tarea.

4.4.-  Implementar:  No importa lo estético o precioso y al momento de implementar sea poco practico.

4.5.-  Evolución y cambiar:   esto va ala par del mantenimiento, tener en mente que abran cambios y por ente evolución del sistema.

Es sistema tiene que ser confiables y seguro, y no tener que preocuparse por los resultados incorrectos.

Asegurar el uso eficiente de los recursos,  y elegir entre dos opciones se tonara en cuanta aquella que utilice en forma optima los recursos.

Ajustarse a estándares de diseño.  Existen estándares a los cuales hay que ajustarse esto garantiza que otros profesionales se acerque, comprendan fácilmente y sin problemas el sistema.

¿Cuales son sus etapas?

Se toma como base el diseño general que se ha preparado, el modelo IPO nos auxilia.en el sistema se deben diseñar sus elementos con detalle.  Entrada ( formas, pantallas, etc.). 

Salida: (pantalla, reportes, etc.). menús, bases de datos, proceso, controles, detalladas de estos elementos y satisface  los requerimientos del sistema, a este conjunto se le  da el nombre de especificaciones del diseño de sistema.

Diseño General

En esta etapa se prepara el diseño del sistema. se debe revisar y aprobar las ideas generales del diseño.

Su propósito es crear opciones de diseños conceptuales de acuerdo a la fase del análisis.

Evaluación y selección

En esta etapa se evalúa cada configuración propuesta y se selecciona la mejor.

Diseño detallado

Se toma como base el diseño general que se ha preparado, aquí es cuando el modelo IPO sirve de auxilio. Para diseñar en detalle todos los componentes deben ser añadidos.  El diseño lógico escribe especificaciones detalladas de los elementos y satisface los requerimientos del sistema.

el diseño de sistemas debe involucrar los siguientes elementos:

1. Hardware: Todo lo que se refiere a equipo
2. Software: Incluye temas como el sistema operativo, lenguajes y otros elementos intangibles.
3. Datos: Se debe considerar la seguridad, integridad, redundancia, etc..
4. Personas: Incluye  Entrenamiento, cultura organizacional, cambio, disponibilidad, etc..
5. Procedimientos: Incluye Materiales de entrenamiento, documentación operacional y técnica.

Por ser muy extensos los temas se cubrirán los relevante y se dará una idea general.

Principios del diseño general de sistemas

Los siete principios que un sistema bien diseñado debe cumplir son:

1. Funcionar correctamente
2. Llenar las especificaciones de requerimientos creadas durante la fase de análisis o cambios posteriores.
3. Ser confiable
4. Ser fácil de dar mantenimiento.
5. Ser fácil de usar
6. Ser sencillo de probar e implementar.
7. Utilizar los recursos eficientemente.

Puede notarse que los objetivos del diseño están ligados con sus principios.