Resumen Capitulo 6: Diseño de salidas

¿Que es una salida?

Si se usa el modelo IPOP se puede decir que una salida es el producto de genera un sistema al procesar los insumos o entradas. por medio de estas se puede determinar si el sistema cumple con los objetivos para los que fue creado o no. para un usuario es lo que espera y ve de un sistema y junto con las entradas forman la expectativa de lo que es un sistema, todo lo que es procesos y almacenamiento de datos es oscuro y queda a cargo de los administradores del sistema, esto se debe que por la propia naturaleza del ser humano se conceptualizan las cosas por lo que se puede ver o tocar, es decir lo que es tangible.  Por esta razón se puede decir que la aprobación de un sistema por parte de un usuario depende casi exclusivamente de la calidad del sistema.

¿Cuales son los objetivos de las salidas?

Si se sabe que se quiere o que se se quiere de una salida, siempre es importante recordar que lo que se persigue con un sistema de información es producir información por lo que el diseño de las salidas es fundamental.

Una salida debe satisfacer  uno de los siguientes objetivos:

Proveer información

Se pueden usar para evaluar lo pasado, conocer la situación actual o usando lo pasado y presente como base predecir lo que supuestamente puede pasar.

1. Actividades pasadas
2. Estado actual de las cosas
3. Proyecciones del futuro

Señalar eventos importantes, oportunidades,problemas u otro tipo de advertencia.

Los datos debidamente organizados ayudan en la identificación de oportunidades o problemas, notificaciones de situaciones anómalas y-o avisos de situaciones importantes.

Accionar o desencadenar una acción.

Algunas salidas desencadenan una acción

Confirmar una acción

Son las acciones en las que el objetivo es confirmar que se ha dado una acción.

¿Que tipos de salidas existen?

Las salidas se pueden clasificar de la siguiente forma:

¿Que características debe tener una salida?

Servir al propósito por el cual fue creada

La salida debe ser necesitada es decir que cubre una necesidad del usuario, el hecho de que una salida pueda ser creada no justifica que sea producida. esto especialmente cierto cuando una ventaja tecnológica  permite la creación de salidas no necesarias por lo cual no se debe caer en la trampa del entusiasmo tecnológico.

Cubrir la necesidad del usuario.

Debe coincidir con las necesidades del usuario, debe ser apropiada en estilo y estándares existentes y definidos para el sistema.

Producirse en la cantidad apropiada y no sobrecargar el sistema.

Una salida debe contener la información necesaria, no debe sofocar con demasiada información o cargar al sistema.

Estar cuando y donde se le necesita

Debe ser oportuna, debe ser entregada o estar disponible a quienes lo requieran en cuanto haya sido producida., los usuarios deben conocer que las salidas están disponibles.

Utilizar el método apropiado para producirse

Existen métodos para producir una salida, como pantallas, papel, mensajes electrónicos, archivos, se recomienda no saturar o abusar de solo uno de estos métodos.

Garantizar los niveles de seguridad requeridos

Una salida bien diseñada debe garantizar que solo las personas adecuadas tendrán acceso a ella, esto se logra con los procedimientos de distribución correctos.

Consideraciones en el diseño de una salida

Determinar el contenido, volumen y periodicidad

Se debe tener en mente la frecuencia de la salida, que detalles son necesarios y quien requerirá la información.

Seleccionar el medio de producción de la salida

Existen diversos medios para producir una salida por lo cual es necesario determinar cual se usara, para tal fin deben considerarse los siguientes factores:

¿Como presentar información?

El diseño de salida debe especificar detalladamente los datos a ser consignados, incluyendo cuales serán presentados y como serán accedidos, donde serán colocados y otras características propias del formato.

¿Que es el formato y la forma?

Formato se refiere al arreglo físico que tendrá la información  y Forma al estilo de la presentación

Diseño de procedimientos de salida

Cuando se diseñan los procedimientos de salida se deben dejar especificados claramente los pasos de la operación y preparación previa y/o posterior, contestando preguntas como:

• ¿En donde es producida la salida?
• ¿En donde se necesita?
• ¿Como es producida?
• ¿Que medidas de seguridad se requieren?
• ¿Que materiales se requieren para su producción?
• ¿Como será distribuida?
• ¿Que frecuencia o periodicidad tiene?
• Consideraciones especiales de seguridad en su producción y distribución
• Tiempo estimado de distribución
• Procesos especiales a ejecutarse antes
• Prioridad de la salida

¿Que se debe considerar en las salidas?

Para una mejor comprensión del tema, se analizará el formato de los diseños presentados en función de las siguientes tipos de consideraciones:

Funcionales

En general las salidas pueden dividirse en las siguientes secciones:

Márgenes y otras consideraciones de espacio

Los márgenes deben ser adecuados usualmente son 2 centímetros, las columnas deben tener una secuencia lógica para el usuario y con suficiente espacio para no sacrificar la legibilidad del sistema.

Consideraciones de Estilo

A continuación se presentan algunos consejos para que el diseño de la salida sea exitoso.

Documentación básica de las salidas

El diseñador puede elegir entre documentar las salidas del sistema en un solo formato o bien diseñar un formato individual por medio de la salida, tipo de salida, etc.